Informace o zpracování osobních údajů obchodních partnerů společnosti ICENET CZ s.r.o.
Řádné zpracování Vašich osobních údajů je pro naši společnost velmi důležité a jejich ochrana je pro nás naprostou samozřejmostí, proto bychom Vám rádi poskytli podrobné informace o způsobu a rozsahu zpracování Vašich osobních údajů, včetně rozsahu Vašich práv souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů ve smyslu zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR”).
- Kdo je správcem Vašich osobních údajů?
Společnost ICENET CZ s.r.o., IČO: 04396073, se sídlem Dlouhá 715/38, Praha 1 – Staré Město, 110 00, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze pod sp. zn. C 246887 (dále jen „společnost“).
Kontaktní údaje společnosti jsou:
- email: info@icenetcz.cz
- web: https://www.icenetcz.cz
Správce ustanovila Compliance manažera, který se zabývá ochranou osobních údajů a na nějž se můžete kdykoliv obrátit na emailové adrese: compliance@icenetcz.cz nebo korespondenčně na adrese sídla společnosti.
- Jaké osobní údaje zpracováváme
Zpracováváme v nezbytném rozsahu osobní údaje svých zákazníků, dodavatelů a jejich zaměstnanců, abychom mohli poskytovat naše služby, jednotlivé produkty a zákaznickou podporu, dále abychom dodrželi naše zákonné povinnosti a také ochránili naše oprávněné zájmy.
Zpracováváme zejména tyto kategorie osobních údajů:
- identifikační údaje (jméno a příjmení obchodního partnera nebo jeho kontaktních osob v případě, že obchodní partner je právnickou osobou, pracovní pozice, statutární pozice, podpis, IČO, adresa sídla, číslo bankovního účtu),
- kontaktní údaje (emailová adresa a telefon),
- údaje z veřejně dostupných zdrojů (rejstříky, seznamy, evidence nebo webové stránky),
- údaje týkající se vzájemných právních vztahů (objednávky, smlouvy, odeslané a přijaté platby, plnění, reklamované vady).
- jaký je právní základ a účel zpracování osobních údajů
Vaše osobní údaje společnost zpracovává pouze na základě konkrétního právního základu a pro stanovený účel, ukládá je ve formě umožňující jejich jednoznačnou identifikaci po nezbytnou dobu a chrání je pomocí vhodných technických a organizačních opatření.
Společnost neprovádí žádné automatizované rozhodování, včetně profilování.
Právními základy pro zpracování osobních údajů, s jim přináležejícími účely a dobou, po kterou budou osobní údaje uloženy, jsou:
- Uzavírání a splnění smlouvy v souvislosti s poskytováním služeb společnosti (včetně fáze před uzavřením smlouvy) pro účely realizace podnikatelské činnosti společnosti, s dobou uložení osobních údajů po dobu přípravy a trvání smlouvy a související daňové doklady obsahující osobní údaje s dobou uložení 10 let v souladu se zákonem o dani z přidané hodnoty.
- Oprávněné zájmy společnosti za účelem:
- zasílání obchodních sdělení (informace a nabídky služeb) stávajícím zákazníkům, s dobou uložení osobních údajů v závislosti na aktuálnosti zájmu o poskytované služby nebo do doby vznesení námitky proti takovému zpracování;
- identifikace a hodnocení možného rizika budoucí či probíhající spolupráce s dodavatelem, s dobou uložení 5 let od konce roku, ve kterém byla prověrka provedena;
- zajištění řádné ochrany a účinného uplatňování práv a nároků společnosti, s dobou uložení osobních údajů v délce 4 let od ukončení smluvní spolupráce, nejvýše však 10 let od ukončení účinnosti příslušné smlouvy vycházející z promlčecí lhůty pro případné uplatnění majetkových práv, přičemž v případě zahájení soudního, správního nebo jiného řízení zpracováváme Vaše osobní údaje v nezbytném rozsahu po celou dobu trvání takových řízení.
- Plnění právních povinností, kterým společnost podléhá, zejména se jedná o účetní, daňové a archivační, s dobou uložení dle zákonných lhůt.
- Souhlas se zpracováním osobních údajů pro účely kontaktování potenciálních zákazníků, kteří požádali o kontaktování přes webové stránky společnosti. Doba uložení osobních údajů je stanovena v délce 2 let od udělení souhlasu nebo do odvolání uděleného souhlasu.
Při nakládání s osobními údaji aplikujeme princip minimalizace, tedy jakmile uplyne doba, po kterou jsme oprávněni či povinni uchovávat osobní údaje, Vaše osobní údaje budou vymazány z našich databází a informačních systémů.
- Odkud osobní údaje získáváme
- Osobní údaje získáváme:
- přímo od Vás při uzavření a v průběhu plnění smlouvy,
- přímo od Vás při vznesení požadavku, aby Vás někdo z naší společnosti kontaktoval,
- z veřejně dostupných rejstříků, seznamů, evidencí nebo webových stránek (např. insolvenční rejstřík, obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, rejstřík trestů právnických osob, přehled spolehlivých plátců DPH).
- Kdo je příjemcem Vašich osobních údajů?
Vaše osobní údaje předáváme pouze v nezbytném rozsahu též těmto kategoriím příjemců:
- našim dodavatelům (zpracovatelům), v případě, že se vedle nás podílí na zpracování Vašich osobních údajů, a to osobám zajišťujícím účetní, daňové a poradenské služby;
- našim zákazníkům v případech Vašeho zapojení do projektů realizovaných s těmito obchodními partnery, a to výhradně v rozsahu nezbytném pro realizaci daného projektu;
- jiným subjektům v případech, kdy nám poskytnutí Vašich údajů ukládají právní předpisy (např. Policii ČR, jiným orgánům veřejné moci);
- jiným subjektům, pokud je to nutné pro ochranu našich oprávněných zájmů (např. advokátům, exekutorům, soudům, úřadům).
- Společnost nepředává Vaše osobní údaje žádným příjemcům do třetích zemí (zemí mimo EU) nebo do mezinárodních organizací.
- JAKé je zabezpečení osobních údajů
Zavedli jsme obecně uznávané technologické a provozně-bezpečnostní standardy, abychom ochránili Vaše osobní údaje před ztrátou, zneužitím, neoprávněnými úpravami nebo zničením. Od všech zaměstnanců, představitelů společnosti i příjemců požadujeme, aby osobní údaje chránili. K osobním údajům mají přístup pouze vyškolení a autorizovaní pracovníci.
- Jaká máte práva při zpracování osobních údajů?
Za podmínek stanovených v obecně závazných právních předpisech máte právo na přístup ke svým osobním údajům (tedy právo získat od nás informace o tom, zda zpracováváme Vaše osobní údaje, a pokud ano, o jaké údaje se jedná a jakým způsobem jsou zpracovávány). Uvedené informace Vám poskytujeme primárně prostřednictvím tohoto sdělení.
Máte právo na opravu nepřesných osobních údajů. Zjistíte-li, že Vaše osobní údaje, které zpracováváme, neodpovídají skutečnosti (např. zkomolenina jména, změna adresy pobytu), máte právo žádat, abychom příslušné osobní údaje opravili nebo doplnili.
V určitých případech máte rovněž právo na výmaz, a to jestliže:
- Vaše osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovávány;
- odvoláte souhlas, na jehož základě byly příslušné osobní údaje z naší strany zpracovávány;
- vznesete námitky proti zpracování svých osobních údajů v případech stanovených příslušnými obecně závaznými právními předpisy a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování z naší strany;
- došlo k protiprávnímu zpracovávání Vašich osobních údajů, nebo
- musí být Vaše osobní údaje vymazány ke splnění právní povinnosti, která se na nás vztahuje.
Máte právo na omezení zpracování, a to za předpokladu, že:
- popíráte přesnost svých osobních údajů na dobu potřebnou k tomu, abychom mohli přesnost Vašich osobních údajů ověřit;
- došlo k protiprávnímu zpracovávání Vašich osobních údajů a namísto výmazu požadujete omezení zpracování;
- došlo z Vaší strany ke vznesení námitky proti zpracování a v dalších případech stanovených příslušnými obecně závaznými právními předpisy.
Máte dále právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které je založeno na našem oprávněném zájmu, a právo na přenositelnost svých osobních údajů v případech stanovených obecně závaznými právními předpisy. Máte rovněž právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je v České republice Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz, posta@uoou.cz, tel. číslo: +420 234 665 111), pokud se domníváte, že ke zpracování Vašich osobních údajů dochází v rozporu s právními předpisy. V případě jakýchkoliv pochybností nebo dotazů ohledně zpracování svých osobních údajů z naší strany se na nás můžete kdykoliv obrátit prostřednictvím níže uvedených kontaktů.
Pokud jste nám udělili souhlas se zpracováním osobních údajů pro stanovený účel, máte právo jej kdykoliv odvolat zasláním zprávy na níže uvedenou emailovou adresu. Poté ukončíme zpracování Vašich osobních údajů, které jsme prováděli na základě souhlasu, tím ovšem není dotčena zákonnost zpracování těchto osobních údajů před jeho odvoláním.
- Jak lze uplatnit jednotlivá práva?
Máte-li dotazy, námitky nebo obavy týkající se způsobu, jakým byly Vaše osobní údaje použity, kontaktujte Compliance manažera na adrese compliance@icenetcz.cz.
Všechny Vaše požadavky budeme řešit neprodleně v souladu s platnými právními předpisy a o provedených změnách, opravách nebo výmazech osobních údajů Vás budeme, včetně všech příjemců, neprodleně informovat, s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo vyžadující nepřiměřené úsilí.
- Aktualizace této Informace o zpracování osobních údajů
Tato Informace o zpracování osobních údajů obchodních partnerů může být aktualizována. Změny a dodatky k této informaci jsou účinné ode dne jejich zveřejnění.